Se sei fra quelle aziende che utilizza ancora Excel o qualsiasi altro foglio di calcolo per la gestione del proprio flusso aziendale, hai un problema!

C’è un momento, nella vita di ogni azienda, in cui ci si accorge che i flussi di lavoro stanno pian piano diventando poco performanti, se non proprio bloccanti sotto alcuni aspetti.

Se come strumento digitale, poi, si utilizzano ancora i fogli di calcolo come Excel, capiamo che il problema è davvero importante!

Inizialmente tali strumenti sembrano perfetti: sono familiari, accessibili e apparentemente economici. Ma quando il business cresce, aumentano i prodotti, si moltiplicano le sedi o gli utenti coinvolti, tali strumenti presentano i propri limiti, e lo fanno nel peggiore dei modi: rallentamenti, errori nei calcoli, versioni discordanti tra colleghi e – nel peggiore dei casi – perdite economiche legate, ad esempio, a scorte errate, mancata tracciabilità o perdita dei dati.

È qui che entra in gioco la possibilità di trasformare un semplice foglio di calcolo in una Web App professionale, ottimizzata, performante, efficiente: un gestionale su misura, accessibile da qualsiasi dispositivo, in grado di parlare con il tuo gestionale o CRM, notificarti e offrirti in tempo reale un quadro completo e aggiornato della tua attività.

La differenza è nei dettagli (e nel tempo che risparmi)

Abbiamo recentemente affiancato un’azienda nel passaggio da Excel ad una Web App (peraltro installata e configurata nel dominio del Cliente. Leggi qui) per la gestione del proprio magazzino. Si trattava di un’impresa con due sedi operative e più di 700 referenze tra prodotti finiti e semilavorati. Il loro file Excel, inizialmente ordinato, era diventato con gli anni una giungla di fogli collegati, formule “protette”, dati non più affidabili e aggiornamenti manuali che sfuggivano facilmente di mano.

La nuova Web App, realizzata da zero dopo una fase di analisi approfondita, ha completamente ribaltato la situazione. La piattaforma consente oggi a ogni operatore di caricare e scaricare materiali in tempo reale, di accedere con il proprio profilo (con permessi differenziati), di visualizzare lo storico dei movimenti, e soprattutto di generare report automatici in pochi clic. Il tutto, da PC, tablet o smartphone. Anche il responsabile acquisti, fuori sede, può sapere in ogni momento cosa manca e cosa è in eccesso.

La tecnologia utilizzata? Codeigniter, framework basato du PHP su database MySQL.

Automatizzare vuol dire anche evitare errori (e dormire tranquilli)

Il cuore del problema, nell’esempio appena riportato, non è solo “l’efficienza”. È la tranquillità. Chi gestisce un magazzino sa bene che basta un errore nella giacenza o una svista nei carichi per compromettere una consegna, perdere un cliente o mandare in tilt un’intera catena di montaggio.

Con una Web App progettata ad hoc, questi rischi si riducono drasticamente. Nessun dato viene sovrascritto accidentalmente. Ogni operazione viene registrata, tracciata, e – se serve – notificata. Le scorte minime diventano un parametro automatico. I documenti possono essere esportati, integrati o condivisi. In pratica: meno margine di errore, più tempo per far crescere il proprio lavoro.

Da foglio di calcolo a Web App: una transizione che non fa paura

Contrariamente a quanto molti pensano, il passaggio da un foglio di calcolo ad una Web App non è doloroso, né complesso. Il nostro approccio prevede sempre una fase iniziale di ascolto: analizziamo il tuo file (Excel, Calc o altro foglio di calcolo), capiamo quali dati sono critici e quali funzioni utilizzi davvero. A partire da lì, costruiamo una piattaforma che riproduce la tua logica di lavoro, rendendola però più fluida, veloce, sicura e condivisa.

E non si tratta di una soluzione “uguale per tutti”: ogni interfaccia viene disegnata sulle reali esigenze dell’azienda, anche in ottica futura. Perché un buon software non serve solo oggi: ti aiuta a crescere domani.